【国外参展】一份完整的参展流程方案

参加外展企业全流程如下，以时间轴的方式分享：

12个月前 

1、从展会的规模、时间、地点、专业程度、目标市场等各方面，综合企业发展需求和相关行业领袖的意见，选定全年展览计划

2、与展会主办单位、主办方或代理公司进行联系取得初步资料

3、选定场地；（一般而言，首次参加国际大展，较难取得最佳位置）

4、了解付款形式，考虑汇率波动

5、确定财务规划

 

9个月前 

1、设计展览结构

2、取得展览管理公司的设计批准

3、选择并准备参展产品

4、与国外潜在客户及目标顾客联络

5、制作展览宣传册、展会海报、广告等

6、制作参展业务名片（按实需更新名片内容）

7、可以统一公司参展服饰、着装 

 

6个月前 

1、以广告或邮件等方式进行推广活动和客户邀约

2、确定出差、旅行计划

3、支付展场及其他所需服务的款项

4、复查公司的参展说明书、传单、新闻稿等，并准备必要的翻译

5、可以提前预约好展览期间翻译员

6、向服务承包商及展览组织单位订购广告促销

 

三个月前 

1、继续追踪产品推广活动； 

2、最后确定参展样品，并准备大量代表本公司产品质量及特色的样品，贴上公司标签、Logo、官网信息，赠送给索取样品的客商

3、将展位结构设计做最后的确定

4、将计划访客、客户回应、处理方案等相关重要信息制作成简明的EXCEL表

5、训练参展人员

6、排定展览期间的约谈

7、安排展览现场或场外的招待会

8、参展人员相关签证办理

9、购买外汇

 

一个半月前

1、寄展品、宣传册、礼物、展会相关用料等

2、向办展方订好桌、椅、柜等展会需要用到的大件物品

3、预订酒店，尽量预约离展馆近一些的位置，以免每天展会结束还要在人生地不熟的国家花费交通时间

 

4天前 

1、将运货文件、展览说明书、名片等额资料放入公事包 

2、搭乘飞机至目的地； 提前了解好租车和出行路线

3、关注当地天气和饮食

4、调查当地市场风土人情

 

3天前 

1、抵达，酒店登记

2、视察展览厅及场地

3、咨询运输商，确定所有运送物品的抵达

4、指示运输承包商将物品运送至会场

5、连络所有现场服务承包商，确定一般准备就绪

6、与展览组织代表连络，告知通讯方法

7、访问当地顾客

 

2天前 

1、确定所有物品运送完成

2、查看所订设备及所有用品的可得性及功能

3、布置展位

4、将所有活动节目做最后的决定

 

1天前 

1、将摊位架构、设备及用品做最后的检查

2、将促销用品发送直接分配中心

3、与公司参展员工、翻译员等进行展览前最后简报

 

展览期间 

1、尽早到会场

2、展览第一天将新闻稿送到会场的记者通讯厅

3、实地观察后，尽早预约明年场地

4、详细记录每个到访客户的情况及要求，勿凭事后记忆

5、对于没有把握的产品需求，不要当场允诺，及时回报总部作出合理答复，一旦应承，必须按质按期完成，以取得客户合作信心

6、每日与团队进行简报

7、每天将潜在商机及顾客资料送回公司，即时处理及回应

8、该休息时要好好休息、精力充沛才能高效应对展会上各种突发情况和灵活

 

展览结束 

1、监督摊位拆除、清理好现场

2、将答应送的展品交到客商手上，保持联络

2、处理各种商机

3、寄出谢卡

4、回国后申请补贴

...

       优秀的外贸团队的业绩往往是以整个团队为一体来计算的。一个展会，一个目标，一条心，企业才能更好更稳的发展起来。

       展会结束后，出国团队不需要急着回国处理展会客户资料和跟进新客，把相关资料和注意事项跟国内团队同步更新，国内团队接手新客户资料、分享企业信息和产品资料，跟进老客户新订单的需求。

       出国团队要留出时间去陌拜当地的潜力客户，约老客户一起聚聚，了解客户现状和未来发展动态等。这是一个持续的过程，不是说你拜访一次就一定能拿到新订单的，拜访和参展一样，有风险、有不确定性也会有机会。 

       企业要有耐心、相信团队；团队在外，团队代表企业，是企业的门面；同时企业是他们的靠山，也是他们的底气；认可他们的努力和付出，成与败，并不是单靠出国一次能拿下多少客户、多少订单来衡量的。 企业想要持续稳定的发展，需要用心去累积和维护好自己的市场和团队。