一次成功的展会必然是从参展前夕就需要做好充足的准备工作，其中一个重点内容就是展会邀约，展会邀约我们可以把它分为5个步骤：1.展会前一个月，邮件邀请客户(告知具体展位位置)。如果你社交平台经营的比较好，通过社交平台进行邀约宣传效果会更好。例如我有5个领英账号，接近3万个客户好友，我除了在领英动态发布参展通告以外，也会以展会为切入点，利用领英助理进行批量的群发消息给客户，获得的回复非常多。这是社交平台的绝对优势，因为它可以引导客户在个人资料和动态内容里去加深对我的了解和认可，同时在展会期间，我也会继续及时更新参展照片等，建立强大的持续的品牌硬实力宣传。本质上就是加速了解，提高信任，创造一个转化效率更高的销售场景。这也是为什么我一直强调要经营好社交平台，塑造个人IP的主要原因，因为它真的能够帮助你实现长期性的客户开发，长期性的业绩转化...2.展会前半个月，电话联系重点客户，询问客户是否会来展会。3.询问客户是否确定来展会的日期，是否需要帮忙安排行程。4.展会前一个星期，电话、邮件、短信联系客户，告知展位位置，并告知自己的联系方式，以及尽量要客户到时候提供中国号码，方便联系，再次同客户确认来展会具体日期时间。5.展会上，在与客户约定好的日期客户没有出现，可以再次电话联系客户，极力将客户邀请到展位。邀请客户来展会时也会有两种情况：有展位的和没展位的1. 有展位要提前一个月左右，询问客户是否观展，邀请客户过来，邮件邀请的同时不要忘了突出几款新款或者是客户感兴趣的产品，这样才会加大客户过来的机率，才会更能吸引客户过来。当然邀请客户不是简单的发邮件就可以了，有些时候，电话来得实际些，因为这段时间肯定也会有很多同行给客户邮件邀请客户过来，那要怎样才能够让客户记住你呢？拿起你的电话跟客户聊聊天吧，关心关心客户，例如可以问客户是否需要帮忙订酒店、安排行程等，让客户感受到你的专业时又倍感温馨。如果你的客户给你回复，表示要来观展，那么你需要与确定来的客户预约好日期和时间。在客户来观展之前做好十足的准备，包括客户感兴趣的产品价格、性能、特点等，收集客户目前使用产品的反馈和对产品新需求的了解，准备如何应对客户的投诉和回答客户的问题、建议。展中安排专人接待，征求老客户对产品/服务的反馈，倾听客户对市场改进的建议，了解和挖掘客户新的合作需求，介绍新产品和服务。在老客户提出一些问题的时候，我们必须要马上回答，如果不能当场回答就要承诺在一定的时间内给予客户答复，切记为老客户的来访准备一份特别的礼品。2. 没有展位没有展位的供应商确实会有点影响，但是也不是绝对的，完全可以利用诸如广交会这类本土展会，与展会期间来中国的采购商建立上联系，增加本土化沟通的优势。以前线下广交会的时候，就有我很熟悉的外贸朋友，他本身没参展，但是当时根据我的规划进行了客户邀约观厂，其中对接联系上一位德国采购商会来观展，他去广州和客户见面之后，客户又到宁波去考察了他的工厂，现在和这个客户基本年订单成交额超过70万美金。所以即使不参展，没有摊位的外贸人，一样要努力提前问客户是否过来，是否有什么需要帮忙，订房、订机票等等我们力所能及帮到客户的事情。然后有过来的就告知客户办公室、工厂地址，问客户什么时候方便过来，用公司的新产品，优惠产品，或者客户感兴趣的产品继续吸引客户。另外就是必须做到密切保持跟客户联系，做好跟客户的跟踪导航工作。建议展会邀约宣传的对象有哪些？会有一部分外贸人，针对展前的邀约只邀约自己有成交过的老客户和在跟进的意向客户，我自己都遇到不少老外贸都是这样做的，因为他们认为其它的客户邀约了客户也不会来，其实这是一个非常错误的做法。既然花了钱参加展会，就需要我们把展会作为一个“营”的契机点，注意这个“营”是“营销”的“营”。当我们进行无差别的展前邀约宣传后，无非有三种情况：1.客户不会来，但是客户潜意识里会通过你参加展会这件事上，更容易信任你的实力，因为参展本身就是一种企业实力的展示，起码在国外买家的眼里是这样的。试想，针对这类客户你在今后进行正常节奏的跟进时，客户有了产品采购需求或者需要新的供应商时，他是不是更愿意去了解你和选择你呢？努力让自己成为客户心里的供应商备胎很重要，待时机来临之日，即是你成正室之时。2.客户来，这个就不必多说了。3.客户不会来，但会回复你的邮件或者社交平台信息，这不正好让自己成功的和客户“勾搭”上了吗？所以，既然花钱参展了，我们就想法设法的把参展的效果最大化，我们要把参展当成一个进行高质量宣传营销的“工具”，展前进行精准大量的邀约营销就是第一步，包括在参展结束后进行一系列的营销宣传，都是一个思路。如果你单纯的指望在展会上“等”客户，收集客户名片，那你多半会是失望而归。展前邀约的邀请函怎么写？1. 不要千篇一律有些外贸人会在网上找一些范文，全篇照抄，然后只改动一下名字和展会的地址，就完成了任务，其实这样会显得没有诚意。客户不仅仅是只跟一家公司做生意，邀请函可不止收到一封，类似的范文他可能已经见过几百遍了，这样的邀请函实在缺乏专业度和诚意度。如果能针对客户写一些诚意十足的文字，在文中对客户致以问候，尤其是能在文中提一下跟该客户上次的谈话细节，更能加深对方的印象，这样才是一份好的邀请函。2. 附上交通路线在邀请函中附上交通路线是有必要的，尽管客户可能已经参观过很多次这样的展览了，他对展馆的地理位置十分的熟悉，但是如果能在邀请函中附上交通路线，则会显得亲切细心。比如像琶洲展馆，一到广交会，周围的交通就十分拥堵，如果客户是开车来的话，可能会在路上耽搁不少的时间。若在信函中告知客户“为了防止出现塞车，耽搁您的时间，建议您可将车停在酒店，选择地铁前往，在琶洲或者新港东站下车即可”，同时附上地铁线路图，这样的邀请函相信能给客户留下很好的印象。3. 邀请时间有讲究参展商在某个国家地区可能有不止一个代理商，那么在邀请这些客户来观展的时候，邀请时间就有讲究了，应该尽量将他们的参观时段错开。因为同一个地区的代理商，可能就是直接的竞争对手，为了避免引起尴尬，最好是一个安排在上午会面，另外一个安排在下午。4. 附上展馆平面图邀请函里附上展馆平面图，可以让客户更容易地找到展位。主办方会提供展馆平面图，上主办方的官网下载电子版，自己打印或者拿到纸质的图样进行复印，再附在邀请函里。5. 告之天气情况参观展会的客户来自全世界各地，他们并不熟悉展会所在地的情况。所以如果能在邀请函里将未来几天详细的天气情况告诉客户，并附上生活上该注意的细节，则显得细心体贴。附上几封可作参考的邀请函：模板1：“Dear XXX,How are you?This is XXX from XXX company, specializing in manufacture and sale XXX products, such as : Product A , Product B, Product C, Product D, Product E and so on .Now I am writing for inviting you to have a look at our exhibition stand in Guangzhou, China --The 122th China Import and Export Fair (Canton Fair). Our booth No. is XXX.We will show a great variety of our products here, suitable for worldwide well-known bands. We believe there will be some items attracting you. Meanwhile, I think it will be a good opportunity to communicate with you face to face.If you couldn’t attend this exhibition, welcome to visit our website: www.abcd.com for more details.We sincerely hope to see you at canton fair and look forward to hearing from you soon.Yours sincerely,XXX
模板2：“Dear XXX,We hereby sincerely invite you to visit our booth at 展馆 from 时间 as the 展会 is coming.Our company is a professional 产品. We specialize in designing and manufacturing 产品. We constanly update models and develop new products. Providing everycustomer superior quality products at competitive price .It would be a great pleasure to meet you at the exhibition.We expect to establish long-term business relations with your company in future.Exhibition Center : 展馆地址Booth Number : 展位号Date : 时间Yours sincerely,XXX
模版3：
“Dear XXX,This is Lily from HCR, manufacturer of peephole door viewers. HCR has provided super durable and latest design of door viewers with competitive price for over 10 years.We hereby sincerely invite you and your company representatives to visit our booth at Shenzhen Convention and Exhibition Centre during CPSE. Information below is for your reference. China Public Security Expo (CPSE)Date: October 29th, 2017- November 1st,2017Venue: Shenzhen Convention and Exhibition CenterOur Booth No: E001(If you wanna know more details about HCR products, the exhibition, or simply need guidance to the location during CPSE, just call me! )Have a nice day!XXX
模版4：“Dear XXX,It's good to hear about your visit to Shenzhen. I will bring the samples to your hotel on the designated date.You mentioned that you can't visit our factory in Dongguan due to the far distance. But if it suits your schedule, I'd like to invite you to visit our booth at Shenzhen Convention and Exhibition Centre during CPSE, currently one of the biggest exhibitions in the world in Security industry. Information below is for your reference.China Public Security Expo (CPSE)Date: October 29th, 2017- November 1st,2017Venue: Shenzhen Convention and Exhibition CenterOur Booth No: E001(If you wanna know more details about the exhibition, or simply need guidance to the location during CPSE, just call me! )Have a nice day!XXX注意两个小细节：1.展会的时间地点以及公司的展位信息建议单独罗列出来，让客户一眼就能看到。2.邮件里一定留下自己的手机号码并告诉他有任何问题都能找你，原因自己想。所以，你知道该怎么做了吗？?
