展会来袭，最全境外参展准备攻略（建议收藏）

展会(Exhibition，Trade Fair)是企业为了展示产品和技术、拓展渠道、促进销售、传播品牌而进行的一种宣传活动。展会是区别于线上平台，利用线下面对面的方式进行产品销售和推广。

外贸展会是客户开发的主流方式之一，也是被外贸企业青睐的一种宣传方式。相较于内贸的展会，外贸展会的特点更加明显，它给相隔甚远的买卖双方提供了一次面对面交流的机会。

 

那么如果公司让你准备一次展会，你要怎么准备呢？

 

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Step1：提前预定展位

 

我们要确定好选择哪个展会并提前预订展位。一个行业会有很多种展会可以选择，例如安防行业可以参加香港电子礼品展、俄罗斯安防展、美国拉斯维加斯安防展、德国柏林IFA电子展、巴西圣保罗国际安防展等十几二十个展会。

这么多可以参加的展会，那我们到底要参加哪个呢？全部都参加吗？那不太可能，公司的预算会告诉我们，我们只能选择其中几个展会参加，如果是小型外贸公司，可能一年只能参加1-2个展会，这就意味着，我们必须有选择、有筛选。

所以首先你要了解展会的承办单位，举办时间和地点，展会的影响力和往期效果和反馈，最好选择效果比较好、影响力比较大的展会，换句话说，就是要参加一个性价比高的展会。

同时要与展会代理商了解参展价格和参加展会的相关费用，做好展会预算，例如展位费、展台设计费、差旅费、海报制作费、展具租赁费用等等。

展位的选择至关重要，好的展位能带来好的曝光，当然好的展位，展位费也高。展位费多的几十万元，少的两三万元，所以我们要了解展会的位置分布和对应的价格，选择一个性价比较高的位置。

人流量大的地方通常是出口、入口、中厅、休息区、餐饮区或洗手间附近。但也不一定是这样，例如一个场馆不止一个出口和入口，有的出口人很多，有的出口人就很少，所以一定要看当时展会的场地布置，对人流方向进行预测。

如果你选择了靠近餐饮区，最好询问一下餐饮店是哪些？因为有的靠近餐饮区的展位人头涌动，有的餐饮区附近的人寥寥无几，是因为不同餐饮的受众喜欢程度不一样，例如肯德基麦当劳等快食餐饮是受欢迎的，或者咖啡饮茶类的也是受欢迎的。需要时间等待的，例如面食，米饭等餐饮点的人就不会很多。

展位的选择要尽量避免死角、长排中段、有墙柱障碍的位置。我们还需要了解附近展位的参展商的信息和展示方式，最好能做出区别于他人的展位展示。

预定展位通常都要提前半年到一年时间，因为出国参展涉及到签证办理、展品出境运输等事项，一般国内的签证审批需要1-2个月，而展品运输如果走海运则也需要1-2个月的时间，所以最好是提前半年以上预定展位。

还需要注意的是，如果我们是通过展会代理预定展位的，也需要在定展付款之前联系展会主办方核实信息的真实性。

当我们报名成功后会收到展览公司发来的展位分配结果，如果对展位不满意还可以要求更换，只有正式确定之后，再交余款，签订最终的参展合同，才算是真正的确定下来。

 

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Step2：确认参展人员及分工

 

预订展位之后就需要确定有几个人参展，分别是谁。一般小的标准型展位大约是9平米，会配有一张桌子，两把椅子，所以，如果是这样的小展位，则只需要去两个人。

大一点的展位一般都是长方形的且是两面或三面开口，面积有十几二十平米或者更大，会配有多张桌子和椅子，这样的展位就可以多去几个人，5-7个人都可以。

通常出国参加一次展会，人均参展的费用是三万元左右，所以安排多少人员参展也要看公司的预算。

一般来说，参加一次展会都是老人带新人，老业务员带新业务员熟悉展会业务，这样的安排的性价比是最高的，不仅有老业务员的把关，也有给新业务员学习的机会，这样一代一代更迭，对公司来说是最有利的。

参展人员需要提前了解参展的必要常识，需要准备什么资料，需要做什么事情，展会的流程是怎样的以及每个人的职责分配和互相的沟通合作。

与此同时还需要加强学习产品知识，行业知识，了解每一款产品的卖点和特性，补习展会上会用到的英语说辞。

 

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Step3：提前办好签证，安排出行计划

 

出国参展肯定需要护照和办理签证。护照一定是要本人办理的，需要本人携带身份证户口到其户口所在地的公关部门办理，护照办理一般一周后可以拿到，所以你如果要去一家有展会的外贸公司工作，护照是必须要自备的。

一本护照的有效期是10年，需要注意的是有些国家要求护照有效期必须5年以上才可以申请签证。签证可以通过展览公司代办，但也需要提供本人的身份证件，以及社保等相关资料，签证办理需要1-2个月才能下来。

安排出行计划是指从出发到返回一切相关事宜的安排。具体包括：签证办理、往返机票预订、酒店预订、机场到酒店和酒店到展馆的行进方式、参展期间的餐饮问题以及上述事项所涉及到的费用问题。

安排出行计划有两种方式：第一种是自己办理，自己全权负责所有事项，适用于熟悉的地方或较近的地方，例如广交会、北京展、香港展等。

第二种是通过代理商办理，类似于组团前往，代理商会组织参加同一个展会的参展人员一起出行，吃、住、行由代理商全包，比较省心省力，适合不熟悉且远的地方，例如美国展、德国展、印度展等。

 

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Step4：提前办好签证，安排出行计划

 

主要包含展会宣传用品、文具用品和其他用品。

所需宣传用品如下：

1、展品（样品）：需要在展会上展出的样品，要在参展前3个月完成，一方面是方便邮寄，一方面是方便提供给参展的业务员熟悉。展品的选择是很重要的，一般会选择新品、热销款或具有竞争力的产品作为展品。

2、公司文件资料：准备展品报价表，展品要有对应的报价表，以便业务员在展会现场可以迅速报价，促进订单磋商；准备空白合同，为现场签单做准备；准备客户联系表，已经邀请客户、答应要来的客户、来了多少个客户、没来的是哪个客户，都要做好记录，没有到来的客户要及时发信息了解情况，有可能客户忘了，所以需要提醒一下；运费报价表，方便在现场谈单 时给客户参考空运、海运的报价。

3、笔记本电脑：每个业务员需要自备一台笔记本电脑，拷贝好所有的参展资料，以及公司所有的产品报价和详细信息，因为展会上展示的样品是有限的，如果客户问到了除展品之外的产品信息，我们也要能回答的上。还需要制作产品PPT或者视频演示，有利于与客户沟通。同事带笔记本电脑也是为了跟进在公司的订单以及展会后的客户跟进。

4、与展品相关的设备：例如安防产品，需要现场演示效果的，还需要带屏幕显示器、操作器、DVR等。

5、展板，海报：展板和海报是用于布置展位的，展板和海报的设计需要新颖美观，提现出公司或者产品的特点。我们可以根据自己的创意，自行设计展板和海报或提交设计方案委托给展览公司代劳。

6、公司产品宣传册、名片：产品宣传册和名片是最能提高公司形象的，因此宣传册和名片一定要精心设计，一份高大上的宣传册能让客户多看几眼，一张简约大方的名片能让客户感觉你有质感。可能客户逛了一圈展会什么都没带走，就带走了你的名片或者宣传册。名片上最好还能印上“XX展-展位号-公司名-主营产品名”方便客户回头更容易找到我们，同时也能让客户把展会和名片上的人对接上。名片一部分要放在名片盒里，已显正规，另外一部分要揣在自己的兜里，方便在接待客户时随时递出。

7、赠品：赠品最好能与公司形象有关，或者与公司产品有关，同时又要是实用的，例如：圆珠笔上印着公司LOGO、例如送的笔记本上印着公司LOGO和公司信息、例如送的纸巾外包装上印着公司信息，例如赠送的中国的扇子上面印着公司信息、例如手提袋上印着公司信息等等。赠品是给宣传加分的，赠品的质量不能太差，因为赠品代表着公司形象，对于一些成本比较高的赠品，不能是公开发放式的，这样多少都不够发，而且不会发挥出作用，有价值的赠品只能赠送给有成交意向的客户。

所需文具用品如下：

1、笔和本子：用于做展会记录，记录客户的需求或者谈话内容，或者有时候还充当着计算报价的草稿。

2、计算器：方便在展会现场计算报价给客户。

3、订书机和订书钉：用于名片归档，即用订书机把客户名片钉在本子上，并在名片旁边做好信息备注。

4、剪刀、胶带、卷尺：用于布置展位或者打包，大号、小号胶带都需要准备。

5、U盘、文件袋：这两样都是备用物品，U盘用于拷贝电子文件资料，文件袋用于归整纸质文件资料。

其他展会用品如下：

1、照相机、拍立得：用于拍摄展会照片，参展人员的照片，以及与来访客户的合影，这些都是公司宣传的重要素材。

2、糖果、果盘：摆放在前台或者桌子上，吸引客户驻足，可以趁机跟客户聊天，交换名片。

3、抽纸、瓶装水、纸杯：抽纸要摆放在桌面上，小罐瓶装水可以 在与客户交谈时直接递出，大罐瓶装水则需要倒入纸杯递出，水和纸杯要准备充足。如果条件允许，能准备一些果汁更好。

参展人员个人必备用品如下：

1、服装与鞋子：以黑色为主的正装，男生长裤、女生短裙或长裤，女生最好再准备一件正装外套，因为展馆的空调对于女生来说偏冷。男生的鞋可以是皮鞋也可以是球鞋，但要以黑色为主。女生的鞋除了高跟鞋之外最好能准备一双平底鞋，因为展会全程是站着的，穿高跟鞋站一天下来脚会很疲累，而且下展之后还需要把展品收拾带回酒店，这时候你会庆幸自己带了平底鞋。

2、现金与银行卡：在国外吃饭买东西多数使用现金，所以要提前兑换当地的货币，可以到银行兑换，也可以跟领你们去展会的导游兑换或者在过境关口处兑换。银行卡需要是银联的，只要是支持银联的刷卡机和取款机都可以使用。信用卡需要是VISA或是Master的，这两种信用卡都是国际通用，但是VISA的使用点更多些。

3、手机、接头转换器：出发的前一天需要开通国际漫游业务，或者在当地购买临时电话卡，使用当地电话卡的话，苹果手机更容易开通。国外的电线插口和国内是不一样的，所以要自备接头转换器。

4、暖水杯、备用药：自备喝水的杯子，不管路途中还是展会上都可以不用占用公司资源。自备感冒药 、肠胃药、创可贴等常用药，以防生病受伤。

5、剩下的就是依据个人需要来准备，例如女生的化妆品、男生的剃须刀、休闲的衣服、充电宝、雨伞、帽子、拖鞋、扛饿的零食等。

 

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Step5：提前邮寄展会所需样品

展品和展会所需要的桌子、椅子、展板需要提前安排运送到展会。如果东西不多，走空运，那么提前半个月发运即可；如果东西很多就需要走海运，则需要提前3个月安排发运，因为海运要1-2个月时间。

那么这些提前邮寄的展品的收件人是谁呢？一般有三种情况：第一种是公司在展会当地的办事点或分公司负责接收；第二种是寄送到可信任的公司的老客户那里；第三种是有展览公司统一安排发运，到达展览国完成清关后统一安排仓库存放。

运输的过程要注意打包严实，因为展品和布展用品都是限定制作的，若损坏没有替补。自己联系货代发运的话，多数都是拼箱，运输的准时性和安全性都没有展览公司统一装运得好。

 

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Step6：参展人员提前1-2天到达

 

参展人员需要提前到达展会国为展会做准备。我们每个人需要认真阅读参展商手册，它是展览会期间各方面的指南。

参展商手册是很详细的，包含了展览日程安排、登记程序、参展商资料、展览说明、餐饮信息、住房信息、广告促销等信息。

提前两天到达展会国所住的酒店，晚上休息好养足精神，第二天一早要去展会布展，布展需要一天的时间。

如果我们要趁着参展的机会去拜访客户的，那么我们还需要再早几天到达，到客户的公司或者客户家里做调查，当面邀请客户来参加展会。
 

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Step7：熟悉展馆、布置展位

展会开始的前一天是布展时间。布展之前我们要先到展会现场主办方设立的服务台领取参展证，这个参展证一定要好好保管，是我们展会期间的出入证明。服务台是在整个会展期间都提供服务，有任何不清楚的都可以询问服务台人员。

如果我们的展品是由展览公司负责运输的，那么在我们到达展位后即可联系他们的运输人员把我们的展品运送到展位。如果是寄送到公司办事处或老客户处的，还需要提前去取。

拿到展品后，我们要清点所有展品，确认展品无损无误，然后安排布展任务，确定人员分工。展会主办方会安排服务布展的人员在现场，一些比较难的工作也可以要求他们来做，例如装订、拆木架、悬挂展板等。

布展时，要将公司的主打产品摆放在客户第一眼就能看到的位置，整体摆放要整洁美观。大部分展览公司会提供厂商聚光灯，我们可以租用聚光灯，可以让展品更加引人注意。桌椅的摆放要避免令展位的空间拥挤或者空洞。

最后我们要熟悉展馆的布局和出入口，以及餐饮区，卫生间等，如果客户来访我们要指导客户找到出口或者餐饮区、卫生间等。

以上就是展会准备的流程内容，希望对你有帮助。

PS：本文摘自《外贸全套流程》课程中第5节“展会准备流程”。

外贸行业的各种展会一直是外贸公司寻找客户的一种重要方式，也是我们与客户沟通交流十分有效的方式。把握这些小技巧，订单源源不断！

 

 

参展前的工作细节

 

1. 联系老客户

展前，给所有成交过的老客户发送展会邀请函，如果确认客人要来观展，一定要到TA的手机号码，在展会期间再次邀请来访。可以用展会限定折扣、展会现场抽奖等方式吸引其前来，并准备一份小礼品赠送。

 

2. 熟悉产品参数

展前，问问自己：什么参数影响价格，如何影响价格？客户对于你的产品最常见的疑问有哪些？答案是什么？你的产品参数你能不看资料就说出来嘛？产品的价格趋势你知道吗？

 

3. 参展人员安排

展前安排任务时，要有一个统帅级的人物坐镇，统筹安排一切工作并且准备应对任何突发事件，对主要工作进行分工，比如分配谁负责后勤安排，保证战斗力的同时预算严格控制在公司的要求范围内；谁负责布展，布展完毕后，每天样品、物料的摆放和归位。

 

4. 联系陌生客户

每次参加展会之前，我们都需要提前三到四个月将自己的陌生潜在客户找出来，邀请他们参加展会。由于陌生客户对自己的不信任，所以我们邀请对方参展，一定要提前三四个月时间，这段时间我们可以向客户传递自己的产品优势，公司优势，帮客户解决问题等，让客户对你产生初步的信任，再邀请他们来参加展会，更能促进成交。

 

5. 了解展会优势及同行的参展情况

一般我们在展会网站上，我们都可以了解到该展会的参展商都有哪些，我们可以了解一下自己的同行分析同行的产品价格，特点，畅销产品。再对比下自己的产品，找出自己的优势，以便给来参展的客户展示。

 

6. 准备好参展用的各种物品

比如：宣传彩页、名片、样品、报价单及产品目录及介绍、拍照设备、笔记本电脑、各类文具用品、清结用品、食品、无纺布袋、小礼品赠品、充电宝、地图。

 

带一个iPad，里面存一些工厂、公司的视频宣传材料。如果条件许可，可通过App将页面切入工厂车间的实时视频，直播工人工作，这样能够飞快、直观地取得买家的信任。

 

7. 展位的装饰

展位相当于自己的门脸，有个性的色彩布置，可以让客户产生强烈的视觉感，快速引起客户的关注。

 

8. 打造独特的宣传品

把所有的宣传品事先在不影响内容的位置打孔，名片装订在样册上，同时也要再给客户一张名片。然后提前买一些中国结，客户拿到资料要走的时候，拿出中国结，告诉客户：这是我们中国的传统礼品，送给您。用中国结把事先打好孔的样册穿好，打个结，然后就像书签那样放入样册的内页，让中国结从另外一端露出来。以这样的方式让你的宣传品在一大堆样册中脱颖而出。

 

9. 预装办公软件

在手机里预装好各种必要的App，比如：翻译软件、名片全能王-CamCard名片识别、扫描全能王-CamScanner Pro、百度网盘等等。

 

 

展会中的工作细节

 

1. 面带微笑欢迎客户

每一个初次见面的客户，都要笑脸相迎，让客户有被重视的感觉。能站着别坐着换位思考下，如果你作为一个客户去逛别人的展位，看到一个展位的工作人员全都坐着，你得到的第一印象就是两个：1.你对我没有兴趣；2.你对自己没有信心。所以精神面貌是首要的，也是最重要的！

 

2. 请客户坐下来沟通

当有客人在自己展位边缘徘徊，一定要热情的请客户进来坐坐，给他们送上小甜品，让客户有一个愉悦的心情。每一个客户都要热情接待。随时准备接待客户。有些人站着，但是和坐着一样，因为过往的人群你都没有去细心观察，有些人表现出了想了解你产品的举动，但是你没有发现，等你明白过来的时候，可能已经来不及了。参展的时候反应一定要快，你不快，就会错失机会，你不快就得努力让自己保持专注。

 

3. 多倾听客户的想法

客人愿意坐来下，就表示他对你的产品是有一定的兴趣的，我们因该多倾听客户的想法，不要只顾自己推销产品。要站在客户的角度，帮客户解决他的问题。买家走进展位，不要立刻就开始贴身营销，可以先说：How are you doing? My name is xxx, the sales representative. Call me if you need any assistance. I will be around.

 

然后在买家浏览产品时，你也可以观察买家，判断是否是你的目标客户。买家也要在这个短暂的时间里评估供应商的专业性和吻合度。所以在开场白的沟通中，买卖双方交流一些与产品、专业关联的信息是必不可少的，避免直接销售谈价格。

 

销售来自发问和倾听。在讨论产品价格之前的开场白，交换一些与产品、行业、专业关联的背景问题，有助于日后成交。供应商在展位里应充分展示自己的优势，有效运用发问和倾听与买家进行沟通，以确定是否可以将销售机会转化成交易。

 

4. 主动积极沟通

在商展上接待客户，有两种方式：一种是守株待兔，等待客户上门；另一种是主动出击，招呼邀请客户。

 

在人流量较少的情况下，走出展位主动出击，游击战也好、“劫道”也好，主动去跟买家聊，在咖啡馆、吸烟处发发传单、名片，别嫌这个法子Low，效果还真不错，但要当心被展馆内的安保人员撵。

 

先打招呼“warm up”。欧美客户非常喜欢互动，你不需要太拘谨，不需要对方说什么都“Yes，Yes”。在沟通中要称呼对方名字，假如你在对话中经常称呼对方，对方也会称呼你，这样可以让客户很容易对你有印象。

 

开启人脸识别加强模式，当同一个买家再次来到展位时，一定要及时认出TA，别把TA放走。

 

5.不要怠慢潜在客户

不要怠慢那些其貌不扬或者穿着打扮不那么“高大上”的客人。潜在客户可能不会那么急促下单，也许只是来了解一下市场行情，也许只是来寻找新产品。也许是来储备供应商的。我们遇到潜在客户，可以询问客户具体采购的产品，采购时间，产品发货，产品用途等。记录下来以便展后进行跟踪。如果你的工厂离展会不远，也可以邀请他们去你们工厂参观，以便让客户更信任您的企业。

 

6. 为重点客户留下好印象

重点客能要定下产品，所以我们一定要将客户跟紧了。向客户显示你的专业性，对他的重视，让客户能看到你的合作诚意。即使展会结束之前不买，他也会对你有一个好的印象，后期再多跟踪。

 

7.记录不同客户的需求

展位上来来往往的客人很多，我们不可有凭借自己的大脑，可以记录下所有与客户沟通的内容。所以我们针对每一个有沟通的客户，都需要记录谈话内容，以便展后进行跟踪。录音笔、照相机、笔记本（纸的那种），展会三宝，能够帮助你做好到访客户记录。当天的客人当天整理，再累也不能拖。

 

8. 获取客户的联系信息

参加展会的目前是获取客户信息，获取订单。所以我们对所有的客户，都要记得向他们索要联系方式。可以要电话，邮箱，互换名片，也可以添加微信、whatsapp 等聊天工具。在洽谈后再加一把火，邀约再次洽谈，厂子离广州近的，可以直接邀约展会结束后看厂。

 

9. 转转同行的展位

在展会上，并不是只在自己的展位活动，有空的时候，你也可以转转同行的展位，看到有客人关注同行的展位，你也可以跟着客户，争取请他们到自己的展位上来了解。

 

 

展会后的工作细节

 

1. 咨询客户意见

在展会最后一两天，你可以问买家：

What do you think how about the trade show? Did you find everything which you need exactly?

 

你问这种问题很容易从客户那里得到你们整个行业的情况，客户的观点对你是很有价值的。同时，你也可以间接问客户：你还有什么产品没找到，说不定你可以帮上客户的忙等等。假如，你刚好也有这种产品的话，客户也会把订单下给你。

 

2.展会总结

展会当天结束后，全员及时讨论和总结当天及前几天接待的所有客户的跟进情况，并于当天再次跟进。

 

展会全期结束后，所有的参展业务人员做展会总结，包括市场动态、客户对新产品的反馈、新的功能需求以及意向订单、下订单的客户统计等。这对于个人、公司都是一笔宝贵财富。